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Adjoint administratif/réceptionniste

Département : Intervention

Parution : 9 janvier 2023
Lieu de travail : Intervention Miriam

En tant que préposé ou préposée à la réception de la Fondation Miriam, vous serez le premier point de liaison de notre organisation. Vos tâches comprendront l’accueil des invités, la coordination de toutes les activités de la réception et l’offre d’un soutien administratif au personnel clinique.

Adjoint administratif/réceptionniste

*Dans le présent document, le genre masculin est employé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.
 

Adjoint administratif

Responsabilités et tâches (liste non exhaustive)

  • Superviser le processus d’admission des clients (appels téléphoniques, courriels, formulaire en ligne sur le site Web ou visites en personne).
    • Tenir la liste d’admission à jour, ce qui inclut :
      • inscrire l’information nécessaire;
      • répondre aux appels téléphoniques ou aux courriels de clients potentiels et recueillir l’information nécessaire.
    • Lorsqu’une place se libère, communiquer avec la prochaine personne sur la liste et organiser une réunion d’admission avec le gestionnaire de programme pertinent.
    • Préparer les trousses d’admission pour le ou les gestionnaires (contrat, annexes, etc.) en vue de la réunion d’admission.
  • Offrir un soutien administratif au personnel clinique :
    • rédaction de lettres;
    • classement (sur supports électronique et physique);
    • réponse aux besoins de la MatériaTech;
    • transfert de vidéos sur clés USB;
    • organiser les demandes d'entretien du personnel potentiel;
    • superviser le processus d'intégration et de désintégration du personnel;
    • organiser les rendez-vous pour les entretiens avec le personnel et les managers potentiels;
    • organiser l'achat d'articles et de ressources, sous la direction des équipes cliniques;
    • suivi des familles qui ont signé leur contrat et transmission des contrats au service de la comptabilité;
    • autres tâches au besoin.

Réceptionniste

Responsabilités et tâches (liste non exhaustive)

  • Servir de premier point de liaison pour notre organisation : accueillir et orienter les invités et appliquer les protocoles de lutte contre la COVID-19 :
    • s’assurer que les invités signent le registre en indiquant leur nom, leur numéro de téléphone et le nom de la personne à qui ils rendent visite;
    • si l’invité porte un masque en tissu, lui demander de l’enlever et lui donner un masque jetable en remplacement.
  • Suivre les procédures de sécurité (alarme, évacuation/urgence) et les procédures d’accès au bâtiment (registre, macarons de visiteur, remise de porte-clé aux visiteurs, au besoin).
  • Au besoin, ouvrir et fermer le Centre, ce qui inclut :
    • armer/désarmer le système d’alarme;
    • à la fermeture, s’assurer qu’il n’y a personne dans le bâtiment
  • Coordonner toutes les activités de la réception, ce qui inclut :
    • être présent à l’arrivée et au départ des clients, et informer le responsable principal ou le gestionnaire d’une arrivée tardive;
    • s’assurer que le comptoir de réception et le hall d’entrée sont bien rangés et présentables;
    • afficher des avis de fermeture (sur toutes les portes d’entrée : 5703, 5705, 8088 et 8090);
    • répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, les trier et les transférer;
    • recevoir, trier, distribuer le courrier quotidien et les livraisons.
    • Appliquer les protocoles de lutte contre la COVID-19, ce qui inclut :
      • assurer un approvisionnement constant en masques (opaques, à fenêtre transparente), en couvre-chaussures, en gants, en thermomètres;
    • Préparer les salles pour la tenue de réunions et de conférences, etc.
    • Travailler avec le personnel d’entretien, au besoin.

Qualifications et exigences          

  • Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit); il s’agit d’une qualité essentielle (la maîtrise de langues autres que le français et l’anglais est considérée comme un atout).
  • Attitude et apparence professionnelles (tenue d’affaires décontractée) et amabilité.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (TEAMS, SharePoint, Word, Excel).
  • Capacité de travailler d’une manière autonome et en équipe.
  • Débrouillardise, dynamisme et sens de l’organisation.
  • Aptitudes en fonctionnement multitâche et en gestion du temps, avec capacité d’établir la priorité des tâches; il s’agit de qualités essentielles.

Horaire : de 8 h à 16 h (pause de 13 h à 14 h), du lundi au vendredi. 

Formulaire de candidature

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